Mikä on CSV?
CSV on tekstitiedosto, johon voi tallentaa taulukkomuotoista tietoa. CSV-tiedostoja voi käsitellä tekstieditorilla, tai taulukkolaskentaohjelmien avulla, kuten Google Sheets tai Ms Excel.
CSV-siirrot voivat olla hyödyllisiä esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:
Olet siirtämässä verkkokauppaasi Finquun.
Olet lopettamassa Finqun käyttämistä ja haluat ladata tuote-, asiakas-, tai tilaustietoja talteen omalle tietokoneellesi.
Haluat luoda omalla tietokoneellasi jonkin oman raportin tai yhteenvedon, jossa on sellaista tietoa, jota ei löydy Finqun hallinnasta saatavissa raporteissa.
Tiedostojen valmisteleminen
Jotta voit tuoda tietoa CSV-tiedostoilla, niiden tulisi olla tietyssä, Finquun soveltuvassa formaatissa. Kannattaa aloittaa viemällä ensin tietoa ulos Finqusta. Jos et ole vielä lisännyt tuotteita, lisää ainakin yksi tuote & tuoteryhmä normaalisti hallinnassa ja sen jälkeen vie tiedot ulos noudattamalla ohjeita kohdassa Tietojen vienti.
Jos olet päivittämässä tietoja CSV:n avulla, voit tehdä muutoksia suoraan lataamiisi tiedostoihin ja tuoda ne takaisin.
Jos olet tuomassa uusia tietoja, voit joko muokata omat CSV-tiedostosi vastaamaan Finqun CSV-tiedostoja. Varmista erityisesti, että CSV:n otsikkorivi (1. rivi) sisältää samat otsikot.
Tietojen tuonti
Voit tuoda tietoja Finqu-tilillesi noudattamalla seuraavia vaiheita:
Siirry oikean ylänurkan valikosta kohtaan Tietojen siirto.
Klikkaa Aloita uusi tuonti -painiketta.
Klikkaa Lisää tiedosto.
Valitse tiedosto tai tiedostot laitteeltasi.
Klikkaa Aloita tuonti.
Ennen kuin tuot tiedostoja, on hyvä selata tässä ohjeessa alempana kerrotut vinkit tiedostojen muokkaamiseen.
Tuotevariaatioiden tuonti CSV:llä ei ole mahdollista toistaiseksi.
Tietojen vienti
Tietoja voi viedä ulos Finqusta alla taulukossa näkyvistä kohdista Finqun hallinnassa. Kun vienti on valmistunut, voit ladata tiedoston tai tiedostot omalle koneellesi oikean ylänurkan valikon kohdasta Tietojen siirto.
Tieto | Mistä kohdasta voi viedä |
Tuotteet | Tuotteet > Toiminnot > Tietojen vienti |
Tuoteryhmät | Tuotteet > Tuoteryhmät > Toiminnot > Tietojen vienti |
Varasto | Tuotteet > Varasto > Vie |
Tilaukset | Myynnit > Vie |
Asiakkaat | Asiakkaat > Vie |
Näin säilytät vanhat myyntihinnat 1.9. veromuutoksen jälkeen
Jos haluat veroprosentin korotuksen jälkeen säilyttää vanhat myyntihinnat, voit tehdä sen helpoiten excelin kautta. Muutat vain verottomat hinnat exceliin ja lataat excelin takaisin kaupaan.
TÄRKEÄÄ
Poista excelistä ennen takaisin kauppaan lataamista kaikki muut sarakkeet/solut paitsi
product-idja muuttunut veroton hinta elinet_price. Huomaa: Poista koko sarake, myös siinä oleva otsikko.Tarkista, että lasketut summat näyttävät oikeilta. Jos summa on väärin, se voi johtua desimaalin erottimista. Ohjelmistojen tietokannoissa taas desimaalit erotellaan yleensä pisteillä. Näin on Finqussakin, ja siksi CSV:ssä ne ovat pisteillä. Excel ja Google Sheets puolestaan käyttävät Suomessa pilkkuja desimaaleissa. Tämä voi johtaa siihen että ohjelma tulkitsee hinnat väärin, ja näyttää oudon lopputuloksen. Ongelmaa voi yrittää ratkaista joko korvaamalla hintojen pisteet pilkuilla, tai sitten vaihtamalla ohjelman 'lokaalia' esim. yhdysvaltoihin, jotta se käyttää pisteitä. Voi olla, että solun muotoilua pitää lisäksi vaihtaa numeromuotoon, joka sisältää neljä desimaalia.
Tekoälyn kirjoittama Excel-ohje
Esimerkki laskentakaavan tekoon:
Alkuperäinen veroton hinta löytyy solusta B1.
Aseta alkuperäinen veroprosentti (muodossa 0,24) soluun C1.
Aseta uusi veroprosentti (muodossa 0,255) soluun D1.
Solussa E1 käytä kaavaa:
= (B1 * (1 + C1)) / (1 + D1)
Tämä kaava laskee uuden verottoman hinnan niin, että myyntihinta pysyy samana uuden veroprosentin myötä.
Aseta solun E1 summa uudeksi tuotteen verottomaksi hinnaksi net_price, kun lataat excelin takaisin kauppaan. Näin varmistat, että myyntihinta pysyy samana veromuutoksen jälkeenkin.
Vinkit
ID-numerot
CSV-tiedostossa on erilaisia ID-numeroita. Esimerkiksi tuote-csv:ssä on product_id, manufacturer_id, tax_id, yms. ID yksilöi tiedon. Esimerkiksi product_id on joka tuotteella yksilöllinen.
ID-numerot päivitettäessä tietoja
Jos olet päivittämässä tietoja, vie ensin päivitettävät tiedot ulos järjestelmästä. Sen jälkeen voit tehdä muutoksia tiedostoon, ja lopuksi tuoda ne takaisin käyttämällä samaa tiedostoa. Tiedostossa olevia ID-numeroita ei tulisi muuttaa, koska niiden avulla muutokset kohdistetaan oikeisiin tuotteisiin.
ID-numerot tuodessa uusia tietoja
Jos luot uusia tuotteita, voit asettaa id-kenttään minkä tahansa yksilöllisen tunnisteen. Yleensä toimiva ratkaisu on laittaa esim. juoksevat numerot 1, 2, 3, jne...
Tyhjät kentät
Jos olet päivittämässä tietoja CSV:llä, on hyvä ymmärtää, että tyhjät kentät tyhjentävät tiedon järjestelmässä. Jos esimerkiksi tuote-CSV:ssä on kolumni name, ja se on tyhjä jonkin tuotteen kohdalla, nimi poistetaan (ks kuva alla). Jos et halua jonkin tiedon muuttuvan, poista kyseinen kolumni CSV:stä kokonaan.
Esimerkki 1: Kuvassa merkatut kolme riviä tallentavat nimen tyhjänä.
Esimerkki 2: Jos et halua tiedon muuttuvan, poista sarake kokonaan CSV:stä.
CSV:n erotinmerkki ja desimaalien erottimet
CSV:n kolumnit erotellaan toisistaan pilkuilla.
Lukujen desimaalit (esim. hinnoissa tai painoissa) erotellaan pisteillä.
CSV:n erotinmerkit eivät näy, jos tiedostoa muokkaa esimerkiksi Excelissä tai Google Sheetsissä. Ongelmatilanteissa syy voi olla virheellisissä erotinmerkeissä, koska joissain järjestelmissä erottimena käytetään esim. tällaista puolipistettä --> ;
Voit tarkistaa erotinmerkit käyttämäsi sovelluksen asetuksista, tai avaamalla csv-tiedoston jossain yksinkertaisessa teksieditorissa, kuten Muistiossa (windows), Texturissa (macOs).
Esimerkki: Tässä tiedot eritelty pilkuilla ja desimaalit pisteillä.
product_id,name,net_price,weight,weight_unit
123,Esimerkkituote1,8.06,0.5,kg 456,Esimerkkituote2,16.13,0.6,kg
Kolumnien otsikot
CSV-tuonnissa on oleellista, että kolumnien otsikot ovat oikein. Voit ladata mallitiedostoja tämän ohjeen lopusta. Niiden tiedostojen ensimmäisellä rivillä näet kolumnien nimet.
Kuvien tuonti
Tuotekuvia voi tuoda siten, että lisäät CSV-tiedostoosi kuvan URL-osoitteen. CSV-tuonti lataa kuvan URL-osoitteesta ja tallentaa siitä kopion Finqun palvelimelle. Kuvia ei voi tuoda pakatussa zip-tiedostossa.
Aloita pienillä tiedostoilla
Jos et ole aikaisemmin tuonut Finquun tietoja CSV:llä, kokeile tuontia ensin pienellä tiedostolla. Voit luoda testi-csv:n, jossa on vaikkapa vain yksi tuote. Kun olet tuonut CSV:n, voit tarkistaa, että kaikki tiedot tallentuivat varmasti oikein järjestelmään. On turvallisempaa jatkaa tuontia isommilla tiedoilla, kun voit olla varma, että CSV-tiedostosi rakenne on kunnossa.