Tässä ohjeessa kerromme, kuinka voit tuoda ja viedä tietoja CSV-tiedostojen avulla. CSV on hyödyllinen toiminto silloin, kun olet esimerkiksi siirtämässä verkkokauppaasi Finquun, tai jos saat tavarantoimittajaltasi tuotteiden tietoja CSV-muodossa ja ne tulisi päivittää kauppaan.

Ennen kuin aloitat tietojen tuontia, suosittelemme tutustumaan huolellisesti tämän ohjeen ensimmäisiin kohtiin, joissa on oleellisia seikkoja Finqun CSV-toiminnosta.

Viimeisessä kappaleessa on ohjeet tietojen vientiin ja tuontiin käytännössä.

Mitä tietoja voi tuoda ja viedä

• Tuotetietoja (tuotteet, tuoteryhmät, tuotepaketit, lahjakorttituotteet)

• Asiakastietoja (rekisteröityneet asiakkaat, uutiskirjeen tilanneet, asiakaskohtaiset hinnat).

• Tilaustietoja (vain vienti) (tilaukset, palautukset) 

ID-numerot CSV:ssä

CSV-tiedostossa on erilaisia ID-numeroita. Esimerkiksi tuote-csv:ssä on product_id, manufacturer_id, tax_id, yms.

ID yksilöi tiedon. Esimerkiksi product_id on joka tuotteella erilainen. Manufacturer_id voi taas olla sama, jos eri tuotteilla on sama valmistaja. 

ID-numeroiden merkitys on erittäin suuri silloin, kun päivität tietoja. ID-numeron tulisi täsmätä siihen ID-numeroon, joka tuotteella on Finqussa. Huomaa: Jos olet tuonut uusia tietoja CSV-tiedostolla Finquun, käyttämäsi alkuperäisen CSV-tiedoston ID-numerot eivät ole samat kuin Finqun asettamat ID-numerot. 

Jos olet päivittämässä tietoja, vie ensin päivitettävät tiedot ulos järjestelmästä Vie-toiminnolla. Sen jälkeen voit tehdä muutokset tarvitsemiisi tietoihin, ja lopuksi tuoda ne takaisin käyttämällä samaa tiedostoa. Huom: Älä muokkaa tiedostossa olevia ID-numeroita.

Tietojen päivittäminen ja tyhjät kentät

Jos olet päivittämässä tuotetietoja CSV:llä, on hyvä ymmärtää, että tyhjät kentät tyhjentävät tiedon järjestelmässä. Jos esimerkiksi tuote-CSV:ssä on kolumni name, ja se on tyhjä, tuotteen nimi poistetaan (ks kuva alla). Jos et halua jonkin tiedon muuttuvan, poista kyseinen kolumni CSV:stä kokonaan.

Jos kenttä on tyhjä, tieto poistetaan

Jos et halua tiedon muuttuvan, poista kolumni CSV:stä

Kokeile ensin muutamalla rivillä

Jos et ole aikaisemmin tuonut Finquun tietoja CSV:llä, kokeile tuontia ensin pienellä tiedostolla. Voit luoda testi-csv:n, jossa on vaikkapa viisi tuotetta. Kun olet tuonut CSV:n, voit tarkistaa, että kaikki tiedot tallentuivat varmasti oikein järjestelmään. On vaivattomampaa jatkaa tuontia isommilla tiedoilla, kun voit olla varma, että CSV-tiedostosi rakenne on kunnossa. 

CSV:n erotinmerkki ja desimaalien erottimet

• CSV:n tiedot, eli kolumnit erotellaan toisistaan pilkulla.

• Lukujen desimaalit (esim. hinnoissa tai painoissa) erotellaan pisteillä.

Alla yksinkertainen esimerkki, miltä CSV näyttää, jos sitä katsotaan tekstieditorissa.

product_id,name,net_price,weight,weight_unit
123,Esimerkkituote1,8.06,0.5,kg
456,Esimerkkituote2,16.13,0.6,kg 

Harvoin CSV:tä kuitenkaan käsitellään tekstieditorissa. Yllä oleva esimerkki lähinnä demonstroi CSV:n teknisen rakenteen. Useimmiten erotinmerkit menevät automaattisesti oikein, jos käytät tietojen muokkaamiseen vaikkapa Google Sheets -palvelua, mutta ongelmatilanteissa on hyvä joka tapauksessa tarkistaa, että erotinmerkit ovat oikein. 

CSV:n kolumnien otsikot

CSV-tuonnissa on oleellista, että kolumnien otsikot ovat oikein. Esimerkiksi tuotteen nimi-kolumnin otsikko on name. Voit saada nämä otsikot selville viemällä ensin tietoja ulos Finqusta (esimerkiksi tuotetiedot saat menemällä Tuotteet > Tuotteet > Vie). Se luo CSV-tiedoston, jonka löydät hallinnasta menemällä vasemmalta ylhäältä Tili kohtaan ja sitten vasemmalta kohtaan CSV-siirto.

Huomaa, että tietoja tulisi olla järjestelmässä, jotta niitä voi viedä. Vientiä varten voit lisätä yhden testituotteen, jotta voit viedä tietoja ja nähdä CSV:n otsikot. 

Kuvien tuominen 

Tuote ym. kuvia voi tuoda siten, että lisäät CSV-tiedostoosi kuvan URL-osoitteen Internetissä. CSV-tuonti lataa kuvan URL-osoitteesta ja tallentaa siitä kopion Finqun palvelimelle. Kuvia ei voi tuoda pakatussa zip-tiedostossa, vaan kuvat tulisi aina ladata URL-osoitteiden kautta.

Jos olet siirtämässä verkkokauppaasi Finquun, kannattaa kysellä nykyiseltä palveluntarjoajalta kuvien osoitteista. He osaavat siinä auttaa ja toimittaa sinulle tiedot kuvien tarkoista URL-osoitteista Internetissä. 

CSV-tiedostojen tuonti / vienti

Voit tuoda ja viedä tietoja klikkaamalla sivun yläreunassa olevaa Tuo- tai Vie-painiketta. Esimerkiksi kohdassa Tuotteet > Tuotteet löydät seuraavat linkit tuotteiden tuontia ja vientiä varten. 

Vienti käynnistyy välittömästi klikattuasi painiketta. Kun tietojen vienti on valmistunut, löydät CSV-tiedoston klikkaamalla vasemmalta ylhäältä Tili ja sitten vasemmalta CSV-siirto.

Tuo-painikkeen klikkaaminen vie sinut suoraan CSV-siirto-osioon. Voit aloittaa tuonnin klikkaamalla Aloita tietojen tuonti. Sen jälkeen pääset sivulle, jossa voit ladata CSV-tiedostot. Jos CSV-tiedosto on suuri, se jaetaan automaattisesti pienemmiksi tiedostoiksi, jotta järjestelmä voi käsitellä sen taustalla ongelmitta.